Come conservare a norma i documenti informatici

La conservazione dei documenti è un processo regolamentato dalla legge che consente di mantenere inalterato nel corso del tempo il loro valore probatorio. Affinché questa procedura sia effettuata nella maniera corretta è fondamentale conoscerne le caratteristiche e la normativa di riferimento, rappresentata principalmente dal CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale. In questo modo si raggiungerà un elevato livello di compliance e si avrà la certezza di ottenere tutte le benefiche ricadute derivate dall’implementazione di questa soluzione nelle attività di gestione documentale che si svolgono quotidianamente nel proprio studio professionale o in azienda.

Conservazione documenti: le informazioni più importanti da conoscere

La conservazione dei documenti a norma è una soluzione prevista dalla normativa per mantenere inalterate e inalterabili nel tempo le caratteristiche di un documento informatico. Si differenzia dagli altri metodi di salvataggio dei file perché:

• è un processo di memorizzazione su un supporto digitale, strutturato secondo regole stabilite dalla normativa di riferimento. Non può essere definita conservazione la semplice azione di salvataggio di un file: per attuarla serve un sistema di conservazione a norma, realizzato da provider specializzati e rispettoso delle indicazioni contenute nelle Linee guida di AgID.
• È l’unico procedimento in grado di mantenere inalterato nel corso del tempo il valore legale di un documento, grazie a condizioni tecniche particolari che consentono di custodire il file in modo che non possa essere modificato e garantendo sempre l’originalità dello stesso.
• Permette di introdurre nel sistema di conservazione sia documenti informatici creati in ambiente digitale sia documenti cartacei trasformati in file, per esempio attraverso un processo di scannerizzazione. Nel primo caso ci si riferisce al processo con il termine di conservazione digitale, nel secondo di conservazione sostitutiva.
• Non richiederà sforzi operativi: i sistemi di conservazione possono essere integrati nella propria rete IT, in modo automatizzato i file verranno quindi acquisiti e organizzati. Inoltre, l’intero processo può essere gestito in outsourcing da provider qualificati.
• Non necessita di investimenti importanti. Al contrario, il processo permette di risparmiare essendo gestito totalmente in digitale.

Conservazione dei documenti, la normativa da rispettare

La normativa di riferimento è l’articolo 44 del CAD – Codice dell’amministrazione digitale, in cui si indica che il sistema di conservazione dei documenti deve garantire la tutela delle caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. Ponendo un documento in un sistema di conservazione, non ci potranno essere dubbi sulla propria autenticità: oltretutto, la conservazione a norma custodirà il suo valore probatorio nel tempo non vincolandolo più, per esempio, a strumenti di validazione soggetti a scadenza come i certificati della firma digitale.

Inoltre, si avrà la certezza che il formato utilizzato dal supporto sarà sempre aggiornato in modo che il testo del documento possa essere fruibile anche a distanza di molti anni. Migliora anche la reperibilità perché i sistemi di conservazione sono organizzati in modo tale da rendere semplice la ricerca dei documenti, velocizzando quindi i processi operativi.

Dunque, per essere compliance al Codice dell’amministrazione digitale è necessario scegliere un sistema di conservazione creato appositamente per questo impiego, dotato di alti livelli di sicurezza e fornito da provider esperti nel settore e sempre aggiornati sui cambiamenti normativi che complice l’innovazione tecnologica possono occorrere con il passare del tempo.

Conservazione dei documenti, perché è una leva di innovazione

La conservazione dei documenti svolta rispettando le regole consente di ottimizzare i processi interni, in particolare nella gestione documentale ma non solo. L’automatizzazione e l’integrazione con i sistemi aziendali, oltre alla possibilità di velocizzare il lavoro quotidiano e di contenere i costi eliminando la carta sono espressione dei benefici della trasformazione digitale e della dematerializzazione. Seguendo un percorso virtuoso volto all’adozione delle giuste tecnologie e all’osservanza delle norme, la propria attività trarrà benefici anche in termini di efficienza, presentandosi come una realtà innovativa e attenta alla compliance.