La conservazione dei documenti è un processo regolamentato dalla legge che consente di mantenere inalterato nel corso del tempo il loro valore probatorio. Affinché questa procedura sia effettuata nella maniera corretta è fondamentale conoscerne le caratteristiche e la normativa di riferimento, rappresentata principalmente dal CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale. In questo modo si raggiungerà un elevato livello di compliance e si avrà la certezza di ottenere tutte le benefiche ricadute derivate dall’implementazione di questa soluzione nelle attività di gestione documentale che si svolgono quotidianamente nel proprio studio professionale o in azienda.
La conservazione dei documenti a norma è una soluzione prevista dalla normativa per mantenere inalterate e inalterabili nel tempo le caratteristiche di un documento informatico. Si differenzia dagli altri metodi di salvataggio dei file perché:
La normativa di riferimento è l’articolo 44 del CAD – Codice dell’amministrazione digitale, in cui si indica che il sistema di conservazione dei documenti deve garantire la tutela delle caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. Ponendo un documento in un sistema di conservazione, non ci potranno essere dubbi sulla propria autenticità: oltretutto, la conservazione a norma custodirà il suo valore probatorio nel tempo non vincolandolo più, per esempio, a strumenti di validazione soggetti a scadenza come i certificati della firma digitale.
Inoltre, si avrà la certezza che il formato utilizzato dal supporto sarà sempre aggiornato in modo che il testo del documento possa essere fruibile anche a distanza di molti anni. Migliora anche la reperibilità perché i sistemi di conservazione sono organizzati in modo tale da rendere semplice la ricerca dei documenti, velocizzando quindi i processi operativi.
Dunque, per essere compliance al Codice dell’amministrazione digitale è necessario scegliere un sistema di conservazione creato appositamente per questo impiego, dotato di alti livelli di sicurezza e fornito da provider esperti nel settore e sempre aggiornati sui cambiamenti normativi che complice l’innovazione tecnologica possono occorrere con il passare del tempo.
La conservazione dei documenti svolta rispettando le regole consente di ottimizzare i processi interni, in particolare nella gestione documentale ma non solo. L’automatizzazione e l’integrazione con i sistemi aziendali, oltre alla possibilità di velocizzare il lavoro quotidiano e di contenere i costi eliminando la carta sono espressione dei benefici della trasformazione digitale e della dematerializzazione. Seguendo un percorso virtuoso volto all’adozione delle giuste tecnologie e all’osservanza delle norme, la propria attività trarrà benefici anche in termini di efficienza, presentandosi come una realtà innovativa e attenta alla compliance.