Gestione archivio cartaceo: perché conviene esternalizzarlo

Ottimizzare la gestione dell’archivio cartaceo significa ottimizzare i risultati di business. Siamo infatti nell’era dei dati, in un mercato all’interno del quale il patrimonio informativo aziendale rappresenta uno degli asset più preziosi dell’azienda: un bene che deve essere protetto, tutelato e reso facilmente reperibile. All’interno dell’ecosistema aziendale però, via via che il business cresce, aumenta anche la mole di informazioni – ovvero di documenti – in circolazione negli uffici. E a fronte di un inventario amministrativo sempre più massiccio e caotico, una gestione dell’archivio cartaceo inefficace rischia di avere ripercussioni negative su più fronti, sia dal punto di vista operativo che economico. Affidare il patrimonio documentale dell’azienda a un partner esterno rappresenta la soluzione vincente per tutelare questo bene tanto prezioso quanto delicato e ingombrante. Scopriamo perché.

Perché una gestione dell’archivio cartaceo non ottimale penalizza il business

In prima battuta, è opportuno riflettere su quanto la catalogazione non ottimizzata di documenti all’interno di archivi molto ampi (e magari dislocati in diversi ambienti) possa rendere davvero troppo complesso il reperimento di informazioni: un aspetto critico, che rischia di rallentare processi operativi e amministrativi anche molto delicati. Altro punto da considerare è quello relativo alla sicurezza: anche in quest’ottica, una mala gestione dell’archivio cartaceo può essere foriera di non pochi grattacapi. I documenti aziendali tradizionali, data la loro natura materiale, sono infatti esposti a molteplici rischi che ne compromettono l’integrità fisica: la leggibilità delle carte, per esempio, può essere irrimediabilmente compromessa se i faldoni che le contengono sono archiviati in ambienti che non hanno la giusta aerazione e presentano problemi di umidità. Peggio ancora, nel caso in cui la strategia di gestione dell’archivio cartaceo non preveda un’adeguata installazione di sistemi antincendio, il rischio è quello di veder andare letteralmente in fumo anni e anni di storia aziendale.

E non è tutto: occorre mettere in conto anche la possibilità di perdere i documenti a causa di malintenzionati, o banalmente, di errori umani. Affidare la gestione dell’archivio cartaceo a personale non specializzato può inoltre far incorrere in problemi legali non di poco conto, dovuti al mancato rispetto delle normative in materia di conservazione documentale, protezione dei dati e privacy: sia a livello nazionale che internazionale, infatti, esistono precise disposizioni da rispettare a riguardo. Non ultimo, la gestione dell’archivio cartaceo richiede l’occupazione di spazi fisici sempre più estesi: una spesa che può diventare insostenibile per molte aziende.

I vantaggi della gestione dell’archivio cartaceo in outsourcing

Esternalizzare la gestione dell’archivio cartaceo permette di ovviare a tutte queste problematiche, semplificando i processi aziendali e ottimizzando le risorse a disposizione del business. Un gestore esperto e certificato, infatti, garantisce per contratto elevati livelli di conformità normativa, basati su un aggiornamento puntuale e preciso del servizio, alla luce dell’evoluzione normativa in materia di archiviazione e conservazione documentale. Anche tutti i problemi legati all’occupazione degli spazi passano in mano al fornitore del servizio: si tagliano così i costi relativi all’affitto o all’acquisto degli edifici da adibire ad archivio e si demandano tutte le problematiche infrastrutturali legate alla loro messa in sicurezza. Un fornitore autorevole, infatti, dispone di archivi protetti da avanzati sistemi antifurto e antincendio e di squadre di operatori altamente specializzati, in grado di assicurare la piena tutela di ogni faldone.

In pratica, esternalizzare la gestione dell’archivio cartaceo significa liberare spazio fisico in azienda (che può essere dismesso o, nel caso sia di proprietà, adibito ad attività più produttive) e svincolare il personale interno da attività onerose in termini di tempo ma ben poco proficue per il business.

Un’ultima osservazione: spostando all’esterno un tesoro prezioso come il proprio patrimonio documentale si rischia di perderne la governance? Niente affatto: un partner affidabile è in grado di inviare al cliente qualsiasi documento richiesto (in originale o in formato elettronico) nell’arco di poche ore. In questo modo è tutto davvero sotto controllo: costi, sicurezza, integrità e disponibilità del capitale informativo aziendale.

Un passo in più per potenziare l’archivio cartaceo? Dematerializzare e digitalizzare

I cari vecchi faldoni rappresentano a tutti gli effetti lo scrigno in cui è custodita la memoria dell’azienda: per questo motivo la gestione dell’archivio cartaceo è, di per sé, un’attività da seguire con la massima cura. Oggi però siamo nell’era della trasformazione digitale e le nuove tecnologie offrono l’opportunità di potenziare ulteriormente questo aspetto. Dematerializzare il cartaceo, infatti, permette di cristallizzare qualsiasi informazione, preservandone ulteriormente l’integrità e apre le porte alla digitalizzazione di tutto l’inventario amministrativo aziendale. Un’evoluzione che abilita uno scenario operativo completamente paperless con tutti i vantaggi del caso, come piena visibilità e accessibilità in tempo reale su ogni documento, ricerche più rapide ed efficaci, condivisione istantanea delle informazioni e processi più snelli grazie alla firma elettronica e digitale. Anche in questo caso, affidare a un partner esperto e certificato il processo di dematerializzazione e archiviazione digitale garantisce conformità normativa, sicurezza ed efficienza. La gestione dell’archivio cartaceo si traduce così in una strategia di evoluzione operativa per un business davvero al passo con i tempi.