Sicurezza degli archivi: tutela il tuo patrimonio documentale con Olsa

La sicurezza degli archivi è una priorità che ogni professionista e azienda deve affrontare per evitare la perdita, il furto o il danneggiamento del proprio patrimonio documentale, con tutte le conseguenze negative del caso. In particolare, garantire che non accada nulla a un archivio cartaceo è una sfida soprattutto sul piano della prevenzione, in quanto è necessario predisporre adeguate misure di salvaguardia, come per esempio impianti antincendio e antifurto, un servizio di custodia, senza però avere mai la certezza di una tutela completa. La dematerializzazione dei documenti e la digitalizzazione dei processi di archiviazione aiutano a superare questi fronti critici, aumentando il livello di protezione dei documenti, rispettando la compliance normativa al CAD – Codice dell’amministrazione digitale e al regolamento europeo GDPR sulla privacy, attraverso l’impiego di strumenti informatici. Tuttavia, non si tratta di un’attività semplice da svolgere da soli con le proprie forze: servono competenze specifiche, un team costantemente dedicato all’obiettivo, risorse economiche. La soluzione è affidarsi a un partner specializzato in questo ambito che possa gestire in outsourcing queste mansioni e dare pieno supporto nel percorso di trasformazione digitale, come Olsa Informatica.

Sicurezza degli archivi: perché è vantaggioso dematerializzare e digitalizzare

Considerando il contesto socio-economico che imprese e professionisti hanno vissuto nel corso del 2020 e in questi primi mesi del 2021, a causa dell’emergenza sanitaria per la pandemia di coronavirus, è emersa prepotentemente l’importanza della digitalizzazione dei propri processi per garantire la business continuity e proseguire nell’erogazione dei propri servizi mantenendo i rapporti con clienti e fornitori. Un periodo sicuramente particolare, che però ha accelerato questa presa di coscienza nei confronti dei vantaggi di digitalizzare processi produttivi, gestionali e organizzativi. Un percorso che è decisamente una priorità per le imprese e come tale va affrontato per mantenersi competitivi sul mercato e non rimanere indietro. In questo scenario, in linea con i vantaggi consolidati nel tempo di applicazione dei processi di digitalizzazione (grande impulso è stato naturalmente dato dall’introduzione nel 2019 dell’obbligo di fatturazione elettronica B2B), le aziende nel corso del 2020 hanno accelerato gli investimenti in materia di digitalizzazione.

I vantaggi della digitalizzazione dei processi, con particolare riferimento alla gestione degli archivi, sono riassumibili in:

• minori spazi destinati alla conservazione dei documenti, eliminando faldoni e carte;
• minore impiego di materiali di consumo, i cui costi solo apparentemente irrisori incidono annualmente in maniera importante sui bilanci aziendali;
• più rapida e agevole accessibilità ai documenti;
• abbattimento delle discrepanze.

A questi benefici, si aggiunge un maggiore grado di protezione del proprio patrimonio documentale. Infatti, implementando adeguate soluzioni informatiche grazie al supporto di un partner operativo specializzato, sarà possibile garantire la sicurezza degli archivi acquisendo in un sistema digitale tutta la documentazione per renderla accessibile e consultabile anche nel corso del tempo, nel pieno rispetto delle normative in materia di gestione dei documenti informatici. Non si presenterà il rischio di importanti contratti rovinati dall’umidità o andati perduti perché, per un errore umano magari, sono stati spostati e non si trovano più. La digitalizzazione degli archivi evita alle aziende tutti questi rischi, permettendo di rendere più semplici, rapide ed efficienti le attività di gestione dei documenti.

Come Olsa Informatica supporta la sicurezza degli archivi

Per valorizzare tutte le possibilità offerte dalla digitalizzazione nel contesto della sicurezza degli archivi, è importante però abbracciare l’idea di una gestione in outsourcing del servizio. Da soli risulterebbe estremamente complesso e costoso badare a ogni singolo aspetto della sicurezza del proprio patrimonio documentale. Invece, affidandosi a un partner specializzato in questo settore come Olsa Informatica si eviteranno errori procedurali e organizzativi e spese superflue per servizi non necessari e abbattimento dei costi di gestione dell’archivio, con una conseguente concreta riduzione della complessità nel corso delle proprie attività lavorative quotidiane.

Olsa Informatica si occupa del settore degli archivi documentali e della gestione documentale da oltre quarant’anni. Tutto il percorso aziendale è stato caratterizzato dall’obiettivo di salvaguardia del patrimonio informativo dei clienti. Attività che nel corso del tempo si sono perfezionate con l’evoluzione tecnologica, alla quale i processi e le soluzioni del provider sono sempre intimamente legati. A garanzia della validità dell’operato di Olsa, ci sono anche le certificazioni internazionali che l’azienda ha ottenuto:

• ISO 9001;
• ISO 27001.

Oltre a ciò, Olsa è accreditata AgID – Agenzia per l’Italia Digitale e beneficia del supporto di tre data center che garantiscono la piena compatibilità con i requisiti di sicurezza richiesti dai committenti.

Perché scegliere Olsa Informatica per la sicurezza degli archivi

Olsa Informatica è un provider di servizi documentali a valore aggiunto: la soluzione che propone sul mercato è la coniugazione tra principi di gestione analogica documentale e criteri digitali applicativi. La elevata conoscenza da parte delle risorse dei temi archivistici e la loro preparazione informatica, rappresenta il primo valore di garanzia e sicurezza dei processi operativi. Inoltre, la stretta aderenza alle norme di qualità e di sicurezza tecnologica in piena armonia con i dettami del GDPR, delineano il quadro della competitività di Olsa sul mercato di riferimento.

Oltre a ciò, la cura messa nel proprio servizio e l’attenzione al cliente rendono Olsa non solo un fornitore, ma un partner affidabile con cui affrontare i processi di trasformazione digitale in piena sicurezza, avendo sempre la certezza di poter contare su un’azienda aggiornata, innovativa e con uno sguardo europeo.