La digitalizzazione dei documenti apre la strada a nuovi standard di automazione, standardizzazione e integrazione anche nella logistica. Il digitale permette di reingegnerizzare la gestione documentale e favorisce una rivoluzione pratica e culturale ormai essenziale per il settore: la tradizionale amministrazione cartacea dei documenti di magazzino, infatti, non è più funzionale agli standard richiesti dal mercato. Con i documenti elettronici, invece, il direttore della logistica riesce finalmente ad avere il pieno controllo delle attività, evitando ritardi e inefficienze che avrebbero implicazioni negative a livello operativo e finanziario, risultando fatali per il business. Insomma, è chiaro come la digitalizzazione dei documenti offra benefici ormai imprescindibili per il settore logistico: analizziamo i cinque ambiti in cui questi miglioramenti sono subito più evidenti.
La gestione amministrativa delle pratiche di magazzino è il cuore di tutta la catena distributiva. Applicare principi e prassi della digitalizzazione in questo ambito produce vantaggi in tutta la filiera, a partire dall’integrazione del ciclo dell’ordine. Si pensi al documento protagonista di questa attività: la fattura. Questo tipo di atto – così come tutte le pratiche contabili e amministrative – ha una valenza non solo fiscale ma anche informativa e, evidentemente, operativa. Per questo, la digitalizzazione dei documenti e dei processi di firma genera un flusso di lavoro più sicuro, integrato ed efficiente che alleggerisce il carico di lavoro degli operatori, ottimizza l’interazione e la collaborazione tra gli attori della catena e, infine, migliora il servizio nel suo complesso.
Informazioni digitalizzate significa massima visibilità e tracciabilità di ogni singolo dato funzionale alla catena di distribuzione: per gli operatori, questo vuol dire poter cercare, modificare e condividere informazioni in tempo reale. In pochi passaggi, è possibile verificare istantaneamente disallineamenti, aggiornare l’inventario e procedere al riassortimento delle scorte di magazzino. Con la digitalizzazione dei documenti, infatti, i dati transitano in maniera già strutturata da e verso i fornitori, razionalizzando notevolmente tutti i processi operativi, riducendo il tempo impiegato in attività di data entry e abbattendo il margine di errore. Il paradigma digitale, come già accennato, abilita inoltre l’utilizzo di firme digitali e grafometriche: uno strumento essenziale per rendere molto più agili e veloci le fasi di trasmissione e validazione dei documenti.
La maggiore eco-sostenibilità garantita dalla dematerializzazione dei documenti cartacei è quasi scontata. Meno spreco di carta e inchiostro sono assicurati, a tutto vantaggio dell’ambiente (e del budget aziendale); anche il costo di acquisto e manutenzione delle stampanti viene drasticamente abbattuto. E con meno materiale cartaceo da dover archiviare, inoltre, si liberano spazi aziendali.
Ma la digitalizzazione dei documenti offre anche importanti opportunità in termini di ottimizzazione delle risorse umane: automatizzando le mansioni di routine, le persone possono dedicarsi a compiti più gratificanti e di maggior valore per il business.
Oltre a essere dispendiosa in termini di spazio, l’archiviazione e la conservazione delle pratiche amministrative è un’attività che deve sottostare a norme e obblighi stringenti sotto il profilo giuridico. Anche in quest’ottica, la digitalizzazione dei documenti offre un vantaggio sostanziale al settore logistico: la conservazione elettronica, infatti, protegge i documenti dal rischio di smarrimento, furto o deterioramento, assicurandone la validità legale e l’immodificabilità. Non solo: nel caso in cui ci sia necessità di rintracciare documenti archiviati da tempo, scandagliare tutti i faldoni di un archivio cartaceo può essere un’impresa particolarmente ardua. Il paradigma elettronico, invece, permette di reperire in pochi clic esattamente la pratica che si sta cercando.
Come abbiamo visto, la digitalizzazione dei documenti e dei dati nel settore logistico promuove l’integrazione all’interno della filiera e la collaborazione tra i diversi nodi della rete distributiva. Questo aspetto si riflette su un aumento considerevole di resilienza e flessibilità: alimentando un circolo virtuoso di processi intelligenti, è possibile far fronte in maniera più proattiva alle variazioni della domanda e velocizzare il time-to-market. In ultima analisi, quindi, il servizio migliora, i clienti sono più soddisfatti e il business cresce.