Semplificare la quotidianità: è l’obiettivo principale della dematerializzazione documentale, il processo per cui si passa dalla carta al digitale. I benefici di tale pratica si ripercuotono in effetti sull’operatività di ogni giorno nelle aziende, in quanto l’informatizzazione della gestione documentale porta a ridurre gli sprechi di tempo e di risorse attraverso la standardizzazione dei processi interni ed esterni. Ne derivano procedure più facili da gestire, veloci e sicure, capaci di fungere da leva per l’innovazione dell’intera realtà imprenditoriale in cui vengono applicate. Per raggiungere questo fine, è importante ridisegnare il workflow avvalendosi di soluzioni digitali che garantiscano la compliance alle normative di settore e siano estremamente pratici.
Eliminare la carta e passare al digitale rappresenta la concretizzazione di un approccio gestionale basato sulla consapevolezza dell’innovazione come priorità per mantenersi competitivi e sulla ricerca dell’essenziale attraverso l’eliminazione degli sprechi. Utilizzando soluzioni digitali che consentono la standardizzazione dei processi di creazione, condivisione e archiviazione o conservazione dei file, si ridefinisce il lavoro negli uffici aziendali in un’ottica snella. Il principio rimanda direttamente, sebbene gli ambiti applicativi siano molto distanti, a quella “lean production” di cui furono precursori gli ingegneri Toyota nel Secondo Dopoguerra, quando diedero il via a una rivoluzione dei processi nell’industria manifatturiera superando il Fordismo in favore di un ciclo produttivo più efficiente, privato del superfluo. Lo stesso concetto può essere tradotto nella pratica della gestione documentale come un’ottimizzazione dei processi attraverso l’individuazione di flussi standardizzati che velocizzino le operazioni, riducano gli errori umani e i rischi, alzando il livello di affidabilità e sicurezza e, di conseguenza, l’efficienza aziendale.
Dematerializzare, attraverso l’implementazione di strumenti informatici appositi, consente di beneficiare di tutto ciò. Si pensi per esempio agli oneri che comporta la gestione di un archivio documentale completamente cartaceo. I fattori di spreco si contano in ogni aspetto:
La dematerializzazione documentale consente di superare questi fronti critici e di tutelare appieno il patrimonio informativo di un’azienda, garantendo una maggiore sicurezza e ridefinendone la gestione attraverso processi standardizzati.
Il flusso operativo relativo alla gestione di un documento diventa decisamente più snello attraverso la digitalizzazione. La dematerializzazione avviene non solo nel momento in cui si prende un documento cartaceo e lo si scannerizza per poi salvarlo su un supporto informatico, ma anche quando in funzione di questa procedura si attua la trasformazione digitale dell’intero ciclo documentale in favore dell’innovazione. Attraverso l’utilizzo della tecnologia è possibile:
Questi aspetti influenzano positivamente tutto l’andamento aziendale, rendendo l’impresa nel complesso più efficiente e, di conseguenza, in grado di fornire servizi di maggiore qualità ai propri clienti.