Velocizzare e semplificare i processi di gestione documentale è possibile avviando un virtuoso percorso di trasformazione digitale nella propria azienda. Attraverso l’implementazione di adeguate soluzioni informatiche sarà infatti possibile adottare approcci volti alla dematerializzazione e beneficiare di tutte le conseguenze positive del lavorare senza carta. In primis, grazie all’automatizzazione si potrà ottimizzare il flusso operativo e velocizzare ogni passaggio, come per esempio la ricerca di un dato documento. Inoltre, si riducono tempi e costi connessi all’utilizzo di metodi più tradizionali per gestire tutte le fasi connesse alla creazione, condivisione, conservazione o all’archiviazione dei documenti.
I tradizionali processi aziendali legati alla gestione documentale basata sulla carta presentano fronti critici che la digitalizzazione permette di risolvere. La dematerializzazione, che porta alla sostituzione di atti e contratti stampati con i documenti informatici, nativi digitali o trasformati in file dopo la scannerizzazione, permette alle imprese e ai professionisti che ne abbracciano i principi di beneficiare di una rivoluzione positiva della propria operatività quotidiana. Le attività fiscali, amministrative, contrattuali diventano semplici e veloci da essere svolte, perché tutti i passaggi vengono automatizzati grazie all’adozione di soluzioni informatiche appositamente ideate e sviluppate per gestire i documenti. Questo si traduce in un enorme risparmio di tempo, in quanto:
Dematerializzando quindi le operazioni quotidiane diventano più semplici, migliorando al contempo l’efficienza dell’organizzazione.
Questi aspetti portano anche a un risparmio sensibile per aziende e professionisti. I vantaggi legati al budget sono dovuti principalmente all’eliminazione di carta e inchiostro, componenti materiali dal costo apparentemente esiguo, ma che considerando l’ampio uso che se ne fa negli uffici ha ripercussioni importanti annualmente sui bilanci aziendali. In confronto, adottare una soluzione informatica ha costi più contenuti, per esempio si può usufruire della prestazione secondo il modello “as a service” o più in generale in outsourcing, risparmiando su servizi extra di cui non si necessita e su personale specializzato. Non solo. La possibilità di gestire da remoto o comunque in via telematica i processi permette di evitare spese legate a trasferte e organizzazione di incontri.
Inoltre, sfruttando i dati, la digitalizzazione dei processi documentali permette di rendere più trasparenti i costi, capendo dove si annidano spese superflue che possono essere tagliate. A proposito dei dati, è utile sottolineare che anche la loro protezione, maggiormente garantita dagli strumenti digitali rispetto alla gestione cartacea delle informazioni, aiuta su questo fronte. Infatti, la compliance alle normative nazionali ed europee in materia di privacy permette di evitare sanzioni e spese legali che spetterebbero in caso di inadempienza.