Tradizionalmente, quando si parla di imbustamento e postalizzazione, si pensa all’insieme di servizi in outsourcing che automatizzano il processo legato alla gestione della posta analogica aziendale, a livello massivo. Nell’era della dematerializzazione, però, anche questa attività si è evoluta per abbracciare un paradigma operativo ibrido: alla gestione della corrispondenza cartacea, si è aggiunta quella delle comunicazioni in formato elettronico. In alcuni casi, infatti, le aziende continuano a comunicare con clienti, partner e fornitori attraverso la posta tradizionale (si pensi, per esempio, all’invio di materiale pubblicitario, avvisi, bollette, contratti e circolari) mentre, in altre occasioni, hanno la necessità – se non l’obbligo normativo – di gestire ingenti quantità di missive digitali (come la PEC). In entrambi i casi, comunque, amministrare in maniera sicura ed efficace l’invio della corrispondenza richiede un notevole dispendio di tempo e risorse. Per questo motivo, delegare a un fornitore esperto come Olsa le operazioni di imbustamento e postalizzazione rappresenta una strategia di valore per il business.
Per le attività di corrispondenza massiva verso l’esterno, dunque, oggi le imprese devono seguire un doppio canale: cartaceo e digitale. Ciò si traduce nella necessità di effettuare servizi di spedizione diversi, in contemporanea o in alternanza, in base al contenuto, ai destinatari o alla tipologia delle comunicazioni. In quest’ottica, anche le criticità da superare raddoppiano. Nel caso specifico di imbustamento e postalizzazione della posta analogica, per effettuare invii massivi è necessario dotarsi di un software per l’impaginazione, stampanti, carta e toner in quantità. Occorre poi formare il personale all’utilizzo di tale software e all’impaginazione stessa dei documenti, oltre a impiegare risorse e tempo nelle fasi di compilazione degli indirizzi, di imbustamento e di affrancamento. E non è finita: individuare il servizio di spedizione e consegna più conveniente ed efficiente non è certo un’operazione che può essere svolta in qualche minuto. Nel caso della posta digitale, le sfide sono differenti ma non meno spinose: gli indirizzi dei destinatari presenti nei database aziendali, infatti, non sempre coincidono con la PEC depositata presso i canali ufficiali. Per essere realmente funzionali, quindi, queste basi di dati necessitano di una gestione particolarmente precisa e di una manutenzione costante e dinamica.
In un mercato che richiede alle aziende di essere sempre più competitive, esternalizzare le incombenze che esulano dal core business garantisce una migliore gestione delle risorse, con conseguente aumento di produttività e risultati economici. È in quest’ottica che delegare anche il processo di imbustamento e postalizzazione restituisce concreti vantaggi. Vediamo quali: