Imbustamento e postalizzazione: delega a Olsa e libera le tue risorse

Tradizionalmente, quando si parla di imbustamento e postalizzazione, si pensa all’insieme di servizi in outsourcing che automatizzano il processo legato alla gestione della posta analogica aziendale, a livello massivo. Nell’era della dematerializzazione, però, anche questa attività si è evoluta per abbracciare un paradigma operativo ibrido: alla gestione della corrispondenza cartacea, si è aggiunta quella delle comunicazioni in formato elettronico. In alcuni casi, infatti, le aziende continuano a comunicare con clienti, partner e fornitori attraverso la posta tradizionale (si pensi, per esempio, all’invio di materiale pubblicitario, avvisi, bollette, contratti e circolari) mentre, in altre occasioni, hanno la necessità – se non l’obbligo normativo – di gestire ingenti quantità di missive digitali (come la PEC). In entrambi i casi, comunque, amministrare in maniera sicura ed efficace l’invio della corrispondenza richiede un notevole dispendio di tempo e risorse. Per questo motivo, delegare a un fornitore esperto come Olsa le operazioni di imbustamento e postalizzazione rappresenta una strategia di valore per il business.

Imbustamento e postalizzazione, tra analogico e digitale: criticità da superare

Per le attività di corrispondenza massiva verso l’esterno, dunque, oggi le imprese devono seguire un doppio canale: cartaceo e digitale. Ciò si traduce nella necessità di effettuare servizi di spedizione diversi, in contemporanea o in alternanza, in base al contenuto, ai destinatari o alla tipologia delle comunicazioni. In quest’ottica, anche le criticità da superare raddoppiano. Nel caso specifico di imbustamento e postalizzazione della posta analogica, per effettuare invii massivi è necessario dotarsi di un software per l’impaginazione, stampanti, carta e toner in quantità. Occorre poi formare il personale all’utilizzo di tale software e all’impaginazione stessa dei documenti, oltre a impiegare risorse e tempo nelle fasi di compilazione degli indirizzi, di imbustamento e di affrancamento. E non è finita: individuare il servizio di spedizione e consegna più conveniente ed efficiente non è certo un’operazione che può essere svolta in qualche minuto. Nel caso della posta digitale, le sfide sono differenti ma non meno spinose: gli indirizzi dei destinatari presenti nei database aziendali, infatti, non sempre coincidono con la PEC depositata presso i canali ufficiali. Per essere realmente funzionali, quindi, queste basi di dati necessitano di una gestione particolarmente precisa e di una manutenzione costante e dinamica.

Delegare a Olsa imbustamento e postalizzazione: 5 vantaggi chiave

In un mercato che richiede alle aziende di essere sempre più competitive, esternalizzare le incombenze che esulano dal core business garantisce una migliore gestione delle risorse, con conseguente aumento di produttività e risultati economici. È in quest’ottica che delegare anche il processo di imbustamento e postalizzazione restituisce concreti vantaggi. Vediamo quali:

1. Nel caso della corrispondenza tradizionale, si riducono i costi di stampa e di spedizione: grazie alla grande mole di attività gestite, infatti, Olsa può contare su prezzi convenienti per la stampa e su accordi vantaggiosi con i vettori postali.
2. In caso di invio massivo di comunicazioni cartacee, tenere traccia di ogni singola spedizione può essere piuttosto arduo. Con il servizio di imbustamento e postalizzazione, questa incombenza passa nelle mani del fornitore, che ha tutti gli strumenti e le competenze per gestire la tracciabilità in maniera efficiente, precisa e sicura.
3. Non dovendosi occupare di imbustamento e postalizzazione, i lavoratori possono fornire un contributo realmente strategico,impiegando il tempo in mansioni a più alto valore aggiunto.
4. Normalizzare anagrafiche e arricchire le banche dati è un lavoro complesso, che richiede un’attenzione costante. Gli operatori Olsa eseguono precisi controlli e continue verifiche con i criteri più severi richiesti dai clienti. Poter contare su indirizzi aggiornati e precisi significa abbattere il margine di errore e avere la certezza che ogni comunicazione vada sempre a buon fine.
5. Con i rallentamenti e le problematiche dovuti a pandemia, distanziamento e lavoratori in smart working, affidarsi a un fornitore autorevole e specializzato significa ottenere un servizio sicuro e in sicurezza.