Fatturazione digitale: regole e consigli per semplificare il lavoro

I processi di fatturazione digitale hanno rivoluzionato le attività amministrative per imprese e professionisti, apportando una evidente semplificazione e ottimizzazione dei flussi documentali fiscali interni ed esterni. L’informatizzazione degli adempimenti relativi all’obbligo di fare fattura, dopo un primo periodo di assestamento da parte dei contribuenti per far fronte alle nuove regole, infatti ha reso più veloce e meno costoso occuparsi della contabilità aziendale e mantenere i rapporti con clienti e fornitori, ma facilitando anche la gestione dei documenti legati a questo ambito. È risultato infatti più comodo e rapido organizzare le fatture elettroniche e conservarle a norma, con evidenti vantaggi dati dalla digitalizzazione: più ordine tra la documentazione aziendale, maggiore semplicità nel reperire ciò che serve in modo veloce, razionalizzazione nei costi e più sicurezza.

Fatturazione digitale: le regole

La legge ha introdotto dal gennaio 2019 l’obbligo di fattura elettronica B2B per tutte le partite Iva in regime ordinario, esentando i forfettari (i quali tuttavia possono scegliere di attenersi all’adempimento, se lo desiderano) e particolari categorie di contribuenti. La fattura elettronica consiste in un insieme di dati in formato XML che, dal sistema del contribuente attraverso l’utilizzo di apposite soluzioni informatiche, viene inviato al SDI – Sistema di interscambio, il nodo di smistamento delle fatture individuato dall’amministrazione fiscale come strumento nel quale far transitare i documenti di fatturazione digitale.

Il Sistema di interscambio, dopo aver analizzato la correttezza della fattura inoltrata, provvederà a recapitarla al destinatario oppure a rigettarla, in questo caso inviando una notifica in cui viene spiegato l’errore commesso.

Fatturazione digitale e conservazione: perché è consigliato un sistema a norma

Le fatture elettroniche poi in base al Decreto del Presidente della Repubblica numero 633 del 1972, per legge vanno conservate elettronicamente sia da chi le emette che da chi le riceve. Questo significa che, in ottemperanza al CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale che indica le regole in materia di conservazione a norma dei documenti informatici, bisogna adeguatamente provvedere a questo compito implementando un sistema di conservazione che garantisca l’immodificabilità delle fatture nel corso del tempo, mantenendo inalterato il loro contenuto e di conseguenza il valore legale. Riguardo al periodo di conservazione, ricordiamo che l’articolo 2220 del Codice Civile prevede che le fatture siano conservate per dieci anni.

Attraverso l’integrazione del sistema di conservazione con gli ERP aziendali, è possibile gestire tutto il processo in automatico, senza che il contribuente debba svolgere compiti tecnici particolari. Ne consegue una evidente semplificazione della gestione dei flussi documentali.

I vantaggi della fatturazione digitale per imprese e professionisti

La fatturazione digitale si presenta come una soluzione estremamente comoda per aziende e professionisti, perché può essere predisposta e inviata da qualsiasi dispositivo informatico: oltre al proprio computer, infatti, si può fatturare utilizzando il tablet o lo smartphone, condizione che permette di usufruire del servizio in mobilità. I vantaggi che ne derivano sono legati ai processi di dematerializzazione documentale:

• Velocizzazione delle procedure, in quanto predisporre, condividere e mettere in conservazione a norma le fatture elettroniche richiede un flusso operativo snello e rapido, grazie all’informatizzazione e alla possibilità di gestione da remoto dell’operazione.
• Razionalizzazione dei costi: la fattura elettronica fa risparmiare. Trattandosi di una soluzione digitale, permette di eliminare l’utilizzo di carta e inchiostro, particolare che, considerando la grande mole di documentazione fiscale trattata quotidianamente dalle imprese, apporta un notevole risparmio annuale.
• Più ordine in azienda: implementando apposite soluzioni di conservazione a norma delle fatture elettroniche si potrà automatizzare il processo una volta conclusa la fase di fatturazione con l’invio o la ricezione del documento. Il sistema organizzerà in modo ordinato le fatture in modo che, all’occorrenza, risulti molto facile reperire quella di proprio interesse, permettendo in questo modo di reperirlo in pochi istanti, attraverso una funzione di ricerca. Così, si potrà rispondere velocemente alle richieste di clienti, fornitori e autorità in caso di verifiche.

Il consiglio per avere la sicurezza di operazioni svolte in piena compliance alle regole è quello di affidarsi a un partner esperto che, oltre alla funzione di provider, sia in grado di consigliare e assistere nel percorso quotidiano di trasformazione digitale dei processi.