Conservazione elettronica delle fatture: come fare

La conservazione elettronica delle fatture è una procedura obbligatoria per legge che permette di garantire il valore legale della documentazione fiscale nel corso del tempo. Tuttavia, la sua utilità va al di là della mera necessità di provvedervi per soddisfare l’adempimento normativo ed evitare sanzioni. Infatti, introdurre una soluzione di conservazione offre l’opportunità di innovare i processi documentali della propria azienda, semplificando il lavoro quotidiano e rendendo più snella la burocrazia amministrativa. Una circostanza che è possibile concretizzare facendo affidamento a un fornitore del servizio in grado di presentare tutte le possibilità della dematerializzazione, migliorando l’organizzazione e portando a risparmiare tempi e costi. 

Conservazione elettronica delle fatture, perché è vantaggiosa 

L’articolo 2220 del Codice Civile indica chiaramente che le fatture vanno conservate per dieci anni. Nel provvedere a questo adempimento di legge, è necessario rispettare l’articolo 44 del CAD – Codice dell’amministrazione digitale, il quale prevede che il sistema di conservazione a norma abbia caratteristiche tecniche tali da garantire il mantenimento nel corso del tempo di tutte le qualità del documento acquisito, il quale deve essere sempre fruibile e integro e che l’autore sia sempre identificabile. In questo modo, il valore legale del documento resta inalterato.  

La procedura rappresenta un vantaggio per le aziende, un’occasione per innovare la gestione documentale apportando la trasformazione digitale della propria operatività quotidiana. Sfruttando un sistema di conservazione a norma, oltre alla certezza della sua affidabilità e delle misure di sicurezza a tutela del documento e delle informazioni che contiene, si semplificherà anche il lavoro. Trovare un documento richiesto sarà molto veloce, grazie all’organizzazione in lotti dei sistemi di conservazione, si taglieranno i costi di gestione della carta e grazie all’automatizzazione si ridurranno gli errori umani. Il personale non sarà costretto a dedicarsi a riordinare tutta la documentazione e, in un’ottica lungimirante, si potranno evitare anche problemi legati a possibili dispute legali sulla validità o meno di una fattura o un altro atto.  

Conservazione elettronica delle fatture: come funziona 

Dal 2019, in ambito B2B, è stato introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica, che tuttavia prevede l’esonero di alcune categorie di contribuenti, per esempio i professionisti in regime forfettario. Dunque, lecitamente al momento circolano sia fatture elettroniche che cartacee. Entrambe possono essere conservate digitalmente, sebbene i processi che portano a tale risultato siano differenti. Per quanto riguarda le fatture elettroniche, che dunque nascono in formato digitale in quanto devono essere realizzate attraverso un apposito software gestionale in grado di creare e condividere i documenti in formato XML, grazie all’integrazione dei sistemi si procede in modo automatizzato. Una volta che la fattura elettronica ha concluso il suo percorso, è stata inviata al SDI – Sistema di interscambio e ricevuta dalla controparte, in automatico il file XML verrà posto nel sistema di conservazione.  

Nel caso invece delle fatture analogiche, che vengono formate su carta, è necessario provvedere prima alla loro dematerializzazione. Una volta scannerizzate, non bisogna commettere l’errore di ritenere sicuro il semplice salvataggio dei neonati file sul proprio computer o su un hard disk esterno. È necessario, infatti, che le fatture trasformate in file digitali siano poste nel sistema di conservazione, che è in grado di assicurare che le loro caratteristiche non possano essere alterate nel tempo, proprio come avviene per le fatture elettroniche. Anche in questo caso, usufruendo di una soluzione di conservazione integrata nei propri sistemi aziendali si potrà svolgere in maniera veloce e automatizzata tutto il procedimento.  

Una volta acquisito il documento, il sistema di conservazione lo riporrà in lotti e applicherà in automatico la marca temporale e la firma elettronica qualificata. L’utente non dovrà preoccuparsi di nulla. A questo pro, è da sottolineare che le competenze di un service provider esperto in conservazione possono consentire la gestione in outsourcing di tutto il processo, compresa la gestione dell’archivio delle fatture cartacee trasformate in file, in modo da liberare spazio in azienda e fare ordine nella propria documentazione.