Magazzino digitale: cosa serve davvero?

Il concetto di magazzino digitale sembra essere un vero e proprio ossimoro. Non c’è business, infatti, in cui la materia sia così centrale: la logistica ha ragion d’essere solo se legata alla movimentazione di beni concreti e tangibili. Eppure, nel nuovo paradigma dell’economia digitale, anche questo comparto è pronto a cogliere tutti i vantaggi della dematerializzazione. La gestione dei documenti di magazzino, ancora troppo spesso analogica, non è infatti più funzionale ai nuovi ritmi commerciali. Soprattutto nell’ultimo anno – in cui l’e-commerce è cresciuto in maniera esponenziale e i consumatori si sono abituati a consegne in giornata e on demand – il magazzino digitale rappresenta l’elemento chiave per raggiungere nuovi standard di servizio.

Il magazzino digitale come hub per una logistica più efficiente 

Dover gestire un flusso merceologico sempre più consistente e caotico e doverlo fare in maniera sempre più rapida riserva diversi grattacapi ai supply chain manager. Oggi l’imperativo per la logistica, infatti, è uno soltanto: efficienza, in tutte le sue declinazioni possibili. In quest’ottica, diventa necessario agire su più fronti: velocizzare i processi di validazione, abilitare un elevato livello di tracciabilità dei dati, riscontrare in tempo reale eventuali anomalie e disallineamenti per gestire meglio movimentazioni e riassortimenti.  

Per ottemperare a questi obblighi, in concreto, è necessario che ogni attività di magazzino abbia una ben precisa corrispondenza documentale, a cui attingere per ottenere piena visibilità di tutti i passaggi. Il direttore della logistica si trova quindi di fronte a una evidente dicotomia: la funzionalità operativa delle pratiche amministrative, nello scenario attuale, viene ostacolata dalla loro stessa natura cartacea. Ecco, dunque, che il magazzino digitale rappresenta la sintesi perfetta, in cui la valenza fiscale e informativa dei documenti riesce finalmente a coniugarsi e a sublimarsi con un’agilità esecutiva paperless mai sperimentata prima.

Verso una logistica intelligente: si parte da qui 

Da dove partire, dunque, per abilitare il magazzino digitale, preludio di una logistica intelligente? Fare leva sulle tecnologie digitali è senza dubbio la mossa vincente. E, in questo senso, lo scenario della supply chain 4.0 offre certamente applicazioni e modelli tecnologici avanzati, come Internet of Things, automazione, intelligenza artificiale o blockchain. Ma senza spingersi così oltre, quello della digitalizzazione documentale è un paradigma ancora più necessario, decisivo e facile da implementare. È proprio da qui che si deve partire per ottimizzare l’operatività di tutta l’organizzazione. Per soddisfare gli standard richiesti dal mercato, il direttore della logistica deve avere infatti il massimo controllo su ogni procedura; e questo obiettivo può essere raggiunto appieno solo all’interno di un magazzino digitale basato su un flusso informativo completamente informatizzato, razionalizzato e sistematizzato.

Gestione dei documenti nel magazzino digitale: vantaggi immediati e concreti 

La gestione amministrativa, nel magazzino digitale, diventa quindi molto più funzionale al business nel suo complesso. Prendiamo, per esempio, una pratica centrale nelle attività logistiche: il documento di trasporto. La gestione digitale del DDT abilita, tra gli operatori che partecipano alla transazione, un dialogo elettronico strutturato che avanza parallelamente al flusso fisico delle merci. Lo stesso vale per la gestione delle fatture e di qualsiasi atto fiscale, contabile o amministrativo. In questo modo, il lavoro diventa molto più snello, integrato e fluido per tutti. Non solo: nel magazzino digitale, l’eliminazione del cartaceo ha un impatto positivo sul budget, perché permette di abbattere i costi di carta, inchiostro e stampanti. Vantaggi concreti si hanno anche dal punto di vista dell’archivio e della conformità normativa: la conservazione digitale, infatti, permette di liberare spazi aziendali, facilita la consultazione dei documenti e li preserva inalterati nel tempo, al sicuro da furti o danni accidentali.