L’ottimizzazione dei processi operativi e logistici, in un mercato che lascia sempre meno spazio a disservizi e rallentamenti nelle consegne, è il chiodo fisso dei supply chain manager. L’amministrazione cartacea lungo la catena di distribuzione è ormai totalmente disfunzionale agli obiettivi di business. Per avere il pieno controllo della documentazione di magazzino, sia da un punto di vista logistico che amministrativo, è necessario trasferirsi in un ecosistema virtuale. Digitalizzare significa razionalizzare la gestione dei dati, poter lavorare anche da remoto, velocizzare i processi di firma, automatizzare le procedure e abbattere il margine di errore. Dire addio al cartaceo vuol dire anche ridurre al minimo lo spreco di spazio, tempo, risorse e denaro. In sintesi, passare al digitale significa abilitare la piena ottimizzazione dei processi operativi e logistici. Vediamo come, in quattro step essenziali.
Il punto di partenza per fare entrare il magazzino nell’era della supply chain 4.0 è proprio quello di passare a una gestione digitalizzata dei documenti. Il salto dal cartaceo al virtuale, infatti, trasforma i silos di informazioni analogiche in un flusso di dati dinamico, abilitando così la razionalizzazione e l’ottimizzazione dei processi operativi e logistici. Con la logistica paperless, infatti, ogni informazione può essere condivisa istantaneamente tra tutti gli attori della filiera: è possibile aggiornare l’inventario e procedere al riassortimento, controllare eventuali disallineamenti e apportare modifiche, il tutto in tempo reale. In questo modo, informazioni sempre aggiornate e a norma si evolvono in simbiosi con il flusso delle merci a cui si riferiscono. In pratica, si passa da un processo rigido e strutturato a un modello operativo olistico, dinamico, resiliente e collaborativo. In quest’ottica, la digitalizzazione documentale apre anche la strada al Business Process Management, disciplina che permette di migliorare le prestazioni organizzative lungo tutta la catena di fornitura.
Il paradigma digitale rivoluziona un altro passaggio saliente di tutto l’ecosistema logistico: il processo di firma. In un mercato in cui la rapidità di consegna della merce è la priorità, nessun operatore lungo la catena di distribuzione può permettersi rallentamenti o errori nella validazione dei documenti. Le firme digitali e grafometriche, consentendo la sottoscrizione anche da remoto e snelliscono considerevolmente le lunghe trafile approvative che rischiano di frenare troppo i processi di trasmissione. Tra pratiche di gestione del magazzino, ordini, ricevute, contratti, documenti di trasporto, registri, moduli e chi più ne ha più ne metta, implementare un servizio di firma elettronica offre una vera e propria spinta propulsiva all’ottimizzazione dei processi operativi e logistici.
La digitalizzazione non apporta soltanto benefici alla gestione dei documenti che transitano dal magazzino e viaggiano lungo tutta la filiera: come abbiamo accennato in apertura, offre concreti vantaggi anche sul fronte dell’archiviazione. Può sembrare un passaggio meno scontato, ma i supply chain manager lo sanno bene: l’ottimizzazione dei processi operativi e logistici passa anche da una efficiente conservazione dei fascicoli amministrativi. Dal punto di vista strettamente procedurale, il vantaggio più evidente è dato dalla possibilità di trovare in pochi passaggi ogni pratica archiviata e rintracciare rapidamente qualsiasi dato presente nei relativi documenti. Non solo: oltre a un indiscutibile vantaggio in termini di occupazione degli spazi aziendali e di risparmio per le spese di carta, toner e stampanti, la digitalizzazione mette al riparo lo storico aziendale da danni irreparabili come il naturale deterioramento della carta, incendi, smarrimenti accidentali o furti. Inoltre, affidare la conservazione dei documenti digitali a un partner autorevole garantisce sempre l’ottemperanza agli obblighi normativi in materia.
Il punto è sempre lo stesso: nel business di oggi non si possono perdere tempo, soldi e risorse. Affidare a un partner esterno le attività di routine che non apportano un reale valore aggiunto è fondamentale anche per garantire l’ottimizzazione dei processi operativi e logistici. Per quanto riguarda la gestione della corrispondenza, per esempio, demandare a un partner qualificato la complessa gestione sia della posta cartacea che della PEC permette di eliminare eventuali imprecisioni nelle anagrafiche, risparmiare sui costi di spedizione e non incappare in errori di comunicazione che potrebbero causare disguidi e lungaggini deleteri per il business. Non solo: esternalizzare la gestione della corrispondenza permette di impiegare le risorse interne in attività ben più profittevoli. Un’altra strategia vincente che contribuisce all’ottimizzazione dei processi operativi e logistici.